Auxiliar Administrativo, Quito

*Funciones de un Auxiliar Administrativo en una empresa*
El auxiliar administrativo es el que sostiene la parte operativa para que todo fluya.
No toma decisiones gerenciales, pero sin él se cae el papeleo.
*1.
Gestión documental y archivo*
1. *Organizar y archivar*: Llevar el archivo físico y digital de facturas, contratos, oficios, correspondencia.
Todo debe estar localizable en 2 minutos.
2. *Elaborar documentos*: Redactar oficios, memorandos, actas, cotizaciones, reportes básicos con formato correcto.
3. *Control de correspondencia*: Recibir, registrar, distribuir correo físico y electrónico.
Dar seguimiento a respuestas pendientes.
4. *Actualización de bases de datos*: Ingresar datos de clientes, proveedores, empleados en Excel o sistema ERP.
*2.
Soporte a compras y contabilidad*
5. *Apoyo a compras*: Solicitar cotizaciones, hacer órdenes de compra, dar seguimiento a entregas con proveedores.
6. *Gestión de facturación*: Recibir facturas, verificar que tengan respaldo, pasar a contabilidad para pago.
Llevar control de facturas pendientes.
7. *Manejo de caja chica*: Recibir, entregar y rendir caja chica según políticas.
Cuadrar gastos con comprobantes.
8. *Control de inventario de oficina*: Pedir suministros, llevar kardex de papelería, tinta, equipos.
*3.
Soporte operativo y atención*
9. *Coordinar agendas*: Agendar reuniones, reservar salas, enviar recordatorios a participantes.
10. *Atención telefónica y presencial*: Filtrar llamadas, recibir visitantes, dar información básica de la empresa.
11. *Apoyo a RRHH*: Recibir carpetas de candidatos, archivar contratos, elaborar certificados laborales básicos.
12. *Elaborar reportes*: Hacer reportes semanales/mensuales de asistencia, gastos, ventas simples en Excel.
*4.
Habilidades y herramientas que piden*
1. *Excel intermedio*: Tablas dinámicas básicas, fórmulas, filtros.
Es lo que más te evalúan.
2. *Word y PowerPoint*: Para oficios e informes presentables.
3. *Organización y manejo del tiempo*: Tienes 5 jefes pidiéndote cosas a la vez.
4. *Atención al detalle*: Un número mal en una factura te cuesta plata.
5. *Confidencialidad*: Manejás info sensible de sueldos, contratos, clientes.